תחרות “מצטייני המחשוב” בהפקת אנשים ומחשבים, התקיימה היום (א’* ב LAGO, בראשון לציון. ארבעה פרויקטים של עיריית פתח תקוה זכו בפרס מצטייני המחשוב של אנשים ומחשבים לשנת 2016:

1. פרויקט חיתום דיגיטלי – בקטגוריית דיגיטל וחדשנות
2. פרויקט בקרת שכר – בקטגוריית ניתוח נתונים (אנליטיקה).
3. פרויקט CRM באגף ההכנסות –  בקטגוריית שיפור תהליכים עסקיים.
4. פרויקט פקח שומה באגף ההכנסות – בקטגוריית שיפור תהליכים עסקיים.

הפרויקטים בהובלת אגף המחשוב בשיתוף מלא עם יחידות העירייה השונות.

ענת שלומוביץ מנהלת אגף מערכות מידע ומחשוב “הזכיות משקפות את שאיפתנו ליזום, לתכנן ולהוביל פרויקטים איכותיים המבוססים על חדשנות, תוך מתן מענה כולל לשלל האתגרים לטובת התושבים”.

ראש העיר איציק ברוורמן “אנו חותרים כל העת לשיפור השירות, לצמצום הבירוקרטיה ולפישוט תהליכים. הזכיות בתחרות מצטייני המחשוב הן הוכחה לכך שאנו פועלים בכיוון הנכון ומגמת השיפור היא אכן משמעותית”.

מצ”ב פירוט אודות הפרויקטים שזכו היום בתחרות:

פרויקט חיתום דיגיטלי –

לאור הגידול במספר המשתמשים והיקף העבודה בעירייה, נדרשו פתרונות חדשניים ומקוריים כדי להתגבר על האתגרים ולהקל על עבודת המשתמשים בארגון.

תכלית פרויקט חיתום דיגיטלי הינה מעבר מחתימה ידנית במסמכים לחתימה ממוחשבת תוך כדי בחינה וייעול התהליכים הקיימים כיום, שיפור השרות וחסכון בזמן ועלויות.

בין הפתרונות הייחודיים לרשות פותח ממשק חכם להצגת ההזמנות הממתינות לאישור, המאפשר לראות במבט אחד את כל המסמכים והפעילויות שבוצעו בהזמנה, להתייעץ עם הגורמים הרלוונטיים וכמובן לאשר את ההזמנה בחתימה דיגיטלית ללא תלות במיקום המשתמש. הפרויקט מתבצע בשיתוף עם החברה לאוטומציה.

בקרת שכר (מנהל משאבי אנוש ואגף החשבות) –

הוצאות השכר הינן בדרך כלל הוצאות מהותיות לארגונים רבים, אולם הבקרה עליהן מוגבלת.  בנוסף, תהליך בקרת השכר הוא בד”כ תהליך מינימלי, ידני, הנערך על מדגם מצומצם ותלוי ברמת הידע והניסיון של עובדי הארגון בזמן נתון.                    

לצורך הפחתת טעויות בשכר העובדים ומניעה / איתור טעויות בזמן הקצר ביותר האפשרי, הוטמעה מערכת לבקרת שכר מבוססת BI  עם יכולות כריית נתונים, ניתוחים השוואתיים ותחקורים ברמות שונות.

שימוש במתודולוגיה מובנית ובכלי ניתוח נתונים מתקדמים, ייעלו את תהליך הבקרה, ישפרו את איכות תוצריו, וידגימו איך שימוש במערכות IT בטכנולוגיות מתקדמות מקרב את הארגון להשגת מטרת המצוינות. הפרויקט מתבצע בשיתוף עם חברת חילן.

פרויקט CRM (ביחידת ההכנסות)  –

פרויקט פיתוח, יישום והטמעה רחב היקף למערכת CRM , ביחידת ההכנסות בעירייה. יישום של למעלה מ 160 תהליכי גביה שונים ( מחלקתיים וחוצי ארגון) בקרב כ- 150 משתמשים.

המערכת מאפשרת תיעוד מלא של היסטוריית פניות התושב, עדכון התושב באופן שוטף בסטטוס פנייתו ושיפור תהליכים עסקיים בתוך היחידה ומחוצה לה.

בנוסף מנהלת המערכת SLA  (אמנת שרות) הן ברמת פנייה והן ברמת משימה. לכל מנהל  מחלקה יכולת מעקב אחר המשימות ברמה המחלקתית וברמת עובד בודד.

המערכת מובילה את משתמש הקצה בכל סוג תהליך , מבקשת את המסמכים הנדרשים לפי סוג הפנייה ומנהלת מעקב ברמת סטטוס אחר כל מסמך (כולל מנגנון חכם השולח תזכורות על מסמכים שטרם התקבלו) .

תפישת ה CRM בעיריית פתח תקוה מביאה לשיפור הקשר מול התושב ויוצרת תחושת ביטחון אצל התושב כי פנייתו התקבלה ומטופלת. בכל שלב בתהליך התושב מועדכן בהתקדמות פנייתו.

בתוך הארגון המערכת מאפשרת למנהלי המחלקות ומנהלי היחידות לנהל מעקב שוטף אחר רמת השירות שלהם ולזהות צווארי בקבוק במקרים של ריבוי התהליכים ביחידה. הפרויקט מתבצע בשיתוף עם החברה לאוטומציה.

פרויקט פקח שומה (ביחידת ההכנסות)  –

במסגרת הפרויקט פותחה ויושמה מערכת לניהול משימות פקחי השומה בשטח, תוך חיבורה לכלל מערכת הליבה של יחידת ההכנסות  

המערכת משלבת יכולות Mobile  לתיעוד מלא  (ממכשיר חכם או טאבלט), צילום ומילוי שאלון ממוחשב (בהתאם לסוג המשימה) מהשטח ועדכון באונליין לכל המערכת התפעוליות.

מצידה השני קיים למערכת ממשק אדמין מלא לניהול משימות הפקחים הכולל דוחות ביצוע , מעקב אחר SLA (אמנת שרות) וניהול תכנית עבודה שבועית וחודשית לכלל הפקחים במחלקה.

מדובר בפרויקט ראשון מסוגו בארץ המוטמע ברשות מקומית המערב למעלה מ 150 משתמשי קצה ומשתמשים עקיפים, תוך התממשקות מלאה למערכות הליבה בארגון ושמירה על חווית משתמש אחודה. הפרויקט מתבצע בשיתוף עם החברה לאוטומציה.